Komunikasi Organisasi
TUGAS KOMUNIKASI BISNIS
KOMUNIKASI ORGANISASI
Disusun oleh :
Afrilla Marsela 1721200049
Guru Pembimbing : Charisma Ayu Pramuditha BTM., M.HRM
PROGRAM MANAJEMEN S1
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI MULTI DATA PALEMBANG
2019
KATA PENGANTAR
Segala puji syukur atas berkat dan rahmat Tuhan Yang Maha Esa, karena tanpa berkat dan rahmat-Nya, saya tidak akan dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan tepat waktu.
Tak lupa saya ucapkan terimakasih kepada Ibu Charisma selaku dosen dengan mata kuliah Komunikasi Bisnis yang telah membimbing dalam mengerjakan tugas ini.
Saya menyadari dalam pembuatan makalah ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu, saya mengharapkan kritik dan saran demi tercapainya makalah yang sempurna dimasa mendatang. Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan dijadikan sumber dalam kegiatan belajar.
Palembang, 27 Oktober 2019
Penulis
Daftar Isi
Kata Pengantar...............................................
Daftar Isi...........................................................
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang.........................................
1.2 Rumusan Masalah...................................
1.3 Tujuan Penulisan.....................................
1.4 Manfaat Penulisan..................................
Bab II Pembahasan
2.1 Pengertian Komunikasi Organisasi...
2.2 Fungsi Komunikasi................................
2.3 Karakteristik Organisasi......................
2.4 Tipe Organisasi......................................
2.5 Pola Komunikasi Organisasi...............
2.6 Hambatan Komunikasi Formal..........
2.7 Cara Mengelola Komunikasi...............
2.8 Contoh Kasus dan Penyelesaian........
Bab III Penutup
3.1 Kesimpulan.............................................
3.2 Saran........................................................
Daftar Pustaka..............................................
Bab I
Pendahuluan
1.1 Latar Belakang
Secara etimologis komunikasi berasal dari bahasa Latin, yaitu cum, kata depan yang artinya dengan atau bersama dengan, dan kata units, kata bilangan yang berarti satu. Dua kata tersebut membentuk kata benda communio, yang dalam bahasa inggris disebut dengan communion, yang berarti kebersamaan, persatuan, persekutuan, gabungan, pergaulan, atau hubungan. Karena untuk melakukan communion, diperlukan usaha dan kerja. Kata communio dibuat kata kerja communicate, yang berarti membagi sesuatu dengan seseorang, tukar menukar, membicarakan sesuatu dengan orang, membicarakan sesuatu dengan orang, memberitahukan sesuatu kepada seseorang, bercakap-cakap, bertukar pikiran, berhubungan, berteman. (Nurjaman dan Umam, 2012:35).
Menurut Dr. Arni Muhammad (2009:4-5), mengemukakan bahwa :“Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun non verbal antara pengirim dengan penerima pesan untuk mnengubah tingklah laku”.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa komunikasi adalah suatu bentuk penyampaian/pertukaran informasi baik secara verbal maupun nonverbal dari pengirim (komunikator) kepada penerima melalui media/saluran yang telah ditentukan dengan harapan mendapat umpan balik (feedback/tanggapan) dari penerima pesan.
Komunikasi dibagi menjadi beberapa bentuk diantaranya : komunikasi intrapersonal, komunikasi antarpersonal, komunikasi kelompok, komunikasi organisasi, dan komunikasi massa.
Komunikasi organisasi merupakan pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi organisasi melibatkan komunikasi formal, informal, komunikasi interpersonal maupun komunikasi kelompok. Pembahasan dititikberatkan kepada struktur dan fungsi organisasi, hubungan antar manusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi.
Ada tiga fungsi umum komunikasi organisasi yaitu, (1) produksi dan pengaturan, (2) pembaharuan (innovation) dan (3) sosialisasi dan pemeliharaan (socialization and maintenance). Dari fungsi tersebut pada dasarnya komunikasi memiliki eksistensi yang kuat terhadap dinamika organisasi. Dengan kata lain, komunikasi merupakan faktor yang berperan dalam perkembangan atau kemunduran organisasi.
Berdasarkan latar belakang diatas, berikut adalah beberapa rumusan masalahnya, yaitu :
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi organisasi ?
2. Apa saja fungsi komunikasi ?
3. Apa saja karateristik dari organisasi ?
4. Apa saja tipe organisasi ?
5. Apa saja pola dari komunikasi organisasi ?
6. Apakah yang menjadi hambatan dalam komunikasi formal ?
7. Bagaimana cara mengelola komunikasi ?
8. Apakah contoh dari kasus dalam komunikasi organisasi dan bagaimana penyelesaiannya ?
1.3 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan makalah ini adalah menyelesaikan tugas komunikasi bisnis mengenai Komunikasi Organisasi.
1.4 Manfaat Penulisan
Adapun manfaat dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk menambah wawasan mengenai komunikasi organisasi, fungsi komunikasi, karakteristik organisasi serta tipe komunikasi.
2. Untuk memberi pengetahuan kepada pembaca mengenai pola komunikasi organisasi, hambatan dalam komunikasi formal dan cara mengelola komunikasi.
3. Untuk menambah wawasan mengenai contoh kasus yang berkaitan dengan komunikasi organisasi beserta penyelesaiannya.
Bab II
Pembahasan
Menurut Dahlan Al Barry, Organisasi merupakan pengaturan dan penyusunan bagian-bagian tertentu hingga menjadi satu kesatuan, aturan dan susunan dari berbagai bagian sehingga menjadi satu kesatuan yang teratur dan gabungan kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.
Sedangkan Chester I. Bernard mengemukakan bahwa Organisasi merupakan sebuah sistem kegiatan kerja sama yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih untuk melaksanakan suatu aktivitas yang didalamnya memerlukan komunikasi dengan pencapaian tujuan bersama. Barnard menekankan peranan pada setiap orang anggotanya yang harus diberikan informasi dan motivasi dan sebagian sebagian anggota lainnya yang harus membuat keputusan.
Berdasarkan pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah sebuah satu kesatuan sistem yang bekerja secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan dengan melibatkan berbagai elemen didalamnya.
Goldhaber dalam (Romli, 2014:13) mengatakan bahwa “organizational communications is the process of creating and exchanging messages within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainty”.
Jadi, berdasarkan definisi tersebut komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan dan diberi batasan sebagai arus pesan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau selalu berubah-ubah.
Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang struktur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.
2.2 Fungsi Komunikasi
1. Komunikasi memungkinkan pertukaran informasi
2. Komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya
Berikut adalah beberapa karakteristik organisasi, yaitu :
1. Adanya pembagian tugas dan tanggung-jawab
2. Adanya pusat kekuasaan
3. Adanya substitusi sumberdaya manusia
4. Adanya ketergantungan antar anggota organisasi
5. Adanya interaksi yang berulang –ulang
6. Adanya koordinasi antar komponen.
2.4 Tipe Organisasi
Tipe organisasi dibagi menjadi beberapa macam, yakni sebagai berikut :
1. Organisasi bisnis, tujuan utama adalah mencari keuntungan ekonomi.
2. Organisasi nir laba atau non laba, organisasi yang tidak berorientasi pada laba
3. Badan Usaha Milik Negara (BUMN), suatu perusahaan yang sebagian atau seluruh modalnya dimiliki oleh pemerintah.
4. Koperasi, organisasi ekonomi rakyat yg berwatak sosial, karakteristik utama : user own oriented firm.
2.5 Pola Komunikasi
Menurut Pace and Fules, terdapat beberapa jenis komunikasi terarah dalam komunikasi organisasi, sebagai berikut :
1. Komunikasi Atasan ke Bawahan (Downward communication)
Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
a)Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
b)Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job rationale)
c)Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
d)Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
Ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai menurut Level (1972): Metode Penulisan, Metode Lisan, Metode Tulisan diikuti Lisan, dan Metode Lisan diikuti Tulisan.
2. Komunikasi Bawahan ke Atasan (Upward Communication)
Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah sebagai penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan, penyampaian informasi mengenai persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan, penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan, penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
Komunikasi ke atas menjadi terlalu rumit dan menyita waktu dan mungkin hanya segelintir kecil manajer organisasi yang mengetahui bagaimana cara memperoleh informasi dari bawah. Sharma (1979) mengemukakan 4 alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit:
1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka
2. Perasaan bahwa atasan mereka tidak tertarik kepada masalah yang dialami pegawai
3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai
4. Perasaan bahwa atasan tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai.
3. Komunikasi Horisontal (Horizontal Communication)
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah untuk memperbaiki koordinasi tugas, upaya pemecahan masalah, saling berbagi informasi, upaya pemecahan konflik, dan upaya membina hubungan melalui kegiatan bersama.
4. Komunikasi Lintas Saluran (Interline Communication)
Yaitu tindak komunikasi untuk berbagi informasi melewati batas-batas fungsional. Spesialis staf biasanya paling aktif dalam komunikasi lintas-saluran ini karena biasanya tanggung jawab mereka berhubungan dengan jabatan fungsional. Karena terdapat banyak komunikasi lintas-saluran yang dilakukan spesialis staf dan orang-orang lainnya yang perlu berhubungan dalam rantai-rantai perintah lain, diperlukan kebijakan organisasi untuk membimbing komunikasi lintas-saluran.
Ada dua kondisi yang harus dipenuhi dalam menggunakan komunikasi lintas-saluran:
1. Setiap pegawai yang ingin berkomunikasi melintas saluran harus meminta izin terlebih dahulu dari atasannya langsung
2. Setiap pegawai yang terlibat dalam komunikasi lintas-saluran harus memberitahukan hasil komunikasinya kepada atasannya.
2.6 Hambatan Komunikasi Formal
1. Jika dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan) akan membuat frustasi karena banyak jalur yg harus dilalui untuk dapat berkomunikasi secara langsung dengan manajer puncak.
2. Jika dipandang dari sudut pandang perusahaan : kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian informasike level yang lebih tinggi.
2.7 Cara Mengelola Komunikasi
Adapun cara mengelola komunikasi, yaitu :
1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
a. Mengurangi jumlah pesan
b. Instruksi yg jelas
c.Mendelegasikan tanggungjawab
c.Melatih Petugas
2. Penanganan krisis komunikasi
Communication skill akan diuji pada saat organisasi mengalami krisis komunikasi. Di bawah ini contoh kejadian yang menimpa suatu organisasi yang harus ditangani dengan seksama.
2.8 Contoh Kasus Miskomunikasi dan saran penyelesaian
2.8.1 Contoh Kasus
LIPI Akui Terjadi Miskomunikasi Internal Terkait Reorganisasi
Reporter: Alfian Putra Abdi
18 Februari 2019
LIPI mengaku telah terjadi miskomunikasi di internal lembaganya berkaitan dengan sosialisasi reorganisasi yang belum optimal.
tirto.id - Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia (LIPI) Laksana Tri Handoko mengakui telah terjadi miskomunikasi di internal lembaganya berkaitan dengan sosialisasi reorganisasi yang belum optimal.
"Memang kami akui ada mis komunikasi di internal dan harus segera kami selesaikan," ujarnya kepada wartawan di kantor Kementerian PANRB, Jakarta Selatan, Senin (18/2/2019).
Menurut Laksana, rencana reorganisasi LIPI semula bertujuan melakukan pembenahan internal untuk menguatkan fungsi penelitian daripada administrasi. Namun, kata dia, hal itu justru mendapat penolakan dari sejumlah karyawan yang mengira akan terjadi pengurangan pegawai.
"Tidak benar ada pemecatan PNS (Pegawai Negeri Sipil), yang ada adalah redistribusi PNS administrasi pendukung," tuturnya.
Ia melanjutkan, reorganisasi tersebut bertujuan untuk mengatur ulang tenaga administrasi pendukung agar pusat penelitian LIPI fokus dalam melakukan penelitian. Untuk menetralisir kondisi yang kadung carut marut, Laksana menerima arahan dari Menteri PANRB Syafruddin untuk membentuk tim penyelaras.
"Nanti tim ini akan melihat secara jernih permasalahan yang ada. Jika memang dibutuhkan perbaikan akan kami lakukan," ujarnya.
Sebelumnya, Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi PANRB Syafruddin menyebutkan semacam miskomunikasi antara Kepala LIPI, staff, dan anggotanya. Hal tersebut ia sampaikan setelah mengundang Kepala LIPI Laksana Tri Handoko ke kantornya di Jakarta Selatan pada Senin (18/2/2019) pagi.
"Yang menjadi catatan saya, ada semacam miskomunikasi antara Kepala LIPI, staff, dan anggotanya. Sehingga terjadi semacam gap. Makanya saya undang dan luruskan," ujar dia.
Karenanya, Syafruddin berencana membentuk tim penyelaras guna mengatasi persoalan reorganisasi yang sedang melanda internal LIPI. Tim penyelaras yang akan dibentuk, kata dia, terdiri dari Kemenristekdikti, Kemenpan RB, Badan Kepegawaian Negara (BKN), dan LIPI sendiri.
"Jalan keluarnya adalah membentuk tim penyelaras. Masalah-masalah yang tidak selaras dan tak patut akan diselesaikan dalam waktu satu atau dua minggu ke depan," jelasnya.
Ia menambahkan, salah satu cara untuk keluar dari polemik ini ialah dengan membentuk tim penyelaras secepat mungkin. Sebab opini yang tak diinginkan, sudah terlanjur tersebar di masyarakat dan harus segera dibersihkan menurutnya.
"Ada reorganisasi baru sebenarnya. Lebih mengedepannya fungsi penelitian daripada administrasi. Tapi eksekusinya yang kurang. Kurang sosialisasi dan ada strategi yang tak tepat. Oleh karena itu dibentuklah tim penyelaras itu. Supaya semua pihak bisa menerima," pungkas Syafruddin.
2.8.2 Saran Penyelesaian
Keanekaragaman latar belakang terutama sifat manusia dalam sebuah organisasi tidaklah dapat dihindari sehingga diperlukan sikap saling menghargai antara satu sama lain. Selain itu, setiap individu juga tidak diperbolehkan menarik kesimpulan sendiri sebelum adanya penjelasan. Konflik dapat terjadi jika kesalahpahaman tidak cepat diselesaikan. Oleh karena itu, untuk menghindari konflik dalam sebuah organisasi dibutuhkan sikap saling keterbukaan sehingga tidak ada lagi penyampaian informasi yang tidak jelas.
Bab III
Penutup
3.1 Kesimpulan
Dari beberapa uraian diatas dapat disimpulkan bahwa :
1. Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
2. Adapun fungsi komunikasi yaitu komunikasi memungkinkan pertukaran informasi dan membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi dengan anggota lainnya
3. Terdapat beberapa jenis pola komunikasi yaitu ; komunikasi atasan ke bawahan, komunikasi bawahan ke atasan, komunikasi horizontal, dan komunikasi lintas saluran.
3.2 Saran
Dalam sebuah organisasi pastinya terdapat keanekaragaman individu didalamnya meliputi sifat, tingkah laku, latar belakang pendidikan, sosial dan berbagai hal lainnya. Dalam organisasi inilah setiap individu berinteraksi untuk mencapai tujuan bersama. Oleh karena itu, saran saya diharapkan setiap individu dalam organisasi dapat saling menghargai, mendengarkan pendapat/penjelasan orang lain sebelum membuat kesimpulan sendiri, menerapkan sifat keterbukaan sehingga miskomunikasi ataupun konflik lainnya dapat dihindari.
Daftar Pustaka
https://id.m.wikipedia.org/wiki/Komunikasi_organisasi
https://amp-tirto-id.cdn.ampproject.org/v/s/amp.tirto.id/lipi-akui-terjadi-miskomunikasi-internal-terkait-reorganisasi-dhhn?amp_js_v=a2&_gsa=1&usqp=mq331AQCKAE%3D#aoh=15721790751987&referrer=https%3A%2F%2Fwww.google.com&_tf=Dari%20%251%24s
Komentar
Posting Komentar